แยกข้อความเป็นคอลัมน์พร้อมดูตัวอย่าง

ข้อความนำเข้าอาจรวมหลายช่องในเซลล์เดียว ดูโครงสร้างก่อนใช้เครื่องมือกับทั้งคอลัมน์

1. เก็บต้นฉบับที่ไม่แก้ ดูหลายแถวเพื่อหาตัวคั่น เช่น แท็บหรืออัฒภาค ช่องว่างในชื่ออาจไม่ใช่ตัวคั่น
2. ใช้เครื่องมือแยกตามคู่มือกับตัวอย่างเล็ก ตัวช่วย Text to Columns ของ Excel แสดงผลของตัวคั่นที่เลือกได้
3. เลือกปลายทางว่างที่มีคอลัมน์พอ ดูว่าชื่อยาวหรือช่องว่างทำให้ค่าถัดไปเลื่อนหรือไม่
4. แยกแล้วเทียบต้นฉบับ ตรวจจำนวนช่อง รหัสที่มีศูนย์นำหน้า และค่าที่คล้ายวันที่

จึงค่อยทำแถวที่เหลือ เก็บต้นฉบับจนตรวจผลและอธิบายการแปลงที่เกิดได้