Maak een korte notitie voordat je de klantenservice belt

Een korte belnotitie houdt het gesprek gericht en biedt ruimte voor wat de dienstverlener daadwerkelijk toezegt.

1. Beschrijf probleem en gewenste uitkomst in één zin. Voeg bestel- of boekingsnummer en begindatum van het probleem toe.
2. Zet eerdere gebeurtenissen en antwoorden in tijdsvolgorde. Houd bewijsstukken bij de hand zonder meteen de hele geschiedenis voor te lezen.
3. Kies je belangrijkste vragen. Noteer tijdens het gesprek dossiernummer, afgesproken vervolgstap, verantwoordelijke en genoemde terugkoppeldatum.

Herhaal voor het ophangen wat je begrepen hebt en vraag hoe je voortgang controleert. Bewaar de notitie bij de stukken en onderscheid toezeggingen van afgeronde acties.