問い合わせ電話の前に短いメモを用意する

短い電話メモがあると話を整理でき、相手が実際に約束した内容も記録できます。

1. 問題と希望する解決を一文で書きます。注文・予約番号と、問題が始まった日も加えます。
2. これまでの経緯と返答を時系列で並べます。関連書類を手元に置き、最初から長い履歴を読み上げないようにします。
3. 重要な質問を選びます。通話中は受付番号、合意した次の対応、担当者、伝えられた連絡予定日を記録します。

終了前に自分の理解を読み上げ、進捗の確認方法を尋ねます。メモを関連書類と一緒に保管し、対応の約束と完了済みの事実を区別しましょう。