ตั้งชื่อไฟล์ให้ค้นหาและเรียงได้ง่าย

ชื่อไฟล์ควรช่วยให้รู้ว่าเอกสารคืออะไรแม้อยู่นอกโฟลเดอร์ที่สร้าง

1. เลือกรูปแบบสั้น เช่น โครงการ-เรื่อง-วันที่-รุ่น แล้วใช้ให้สม่ำเสมอภายในโครงการเดียวกัน
2. เมื่อเรียงตามเวลามีความสำคัญ ให้เขียนวันที่เป็นปี-เดือน-วัน ใช้เลขรุ่นสองหลักหากต้องเก็บหลายฉบับ
3. ใส่คำที่สื่อเรื่องชัดและตัดคำกว้าง ๆ เช่น ใหม่ หรือ สุดท้าย-สุดท้าย รักษาชื่อให้สั้นพอสมควร
4. ลองรูปแบบกับสำเนาไม่กี่ไฟล์แล้วเรียงตามชื่อ ตรวจว่าผู้ร่วมงานระบุฉบับปัจจุบันจากกติกาที่ตกลงกันได้

หลีกเลี่ยงอักขระที่ระบบไม่ยอมรับ และอย่าเปลี่ยนชื่อไฟล์ที่แอปจัดการภายใน คงนามสกุลที่จำเป็นและรหัสเอกสารที่ตกลงไว้