Maak van vergadernotities duidelijke acties

Vergadernotities zijn bruikbaar wanneer lezers kunnen zien wat is afgesproken en wat nog overleg vraagt.

1. Maak vooraf drie kopjes: besluiten, acties en open vragen. Zet achtergrond alleen waar nodig onder het juiste kopje.
2. Schrijf elke actie met een werkwoord en een zichtbaar resultaat, zoals de aangepaste agenda naar de groep sturen.
3. Bevestig tijdens de vergadering de verantwoordelijke en afgesproken datum. Markeer ontbrekende gegevens uitdrukkelijk in plaats van te gokken.
4. Lees tot slot besluiten en acties terug en bewaar of deel de notities via het afgesproken teamkanaal.

Maak van suggesties geen toezeggingen en wijs afwezige collega's niets toe zonder bevestiging. Vermeld onzekerheid duidelijk, zodat notities geen schijnbare instemming creëren.