Ein Link hilft nur, wenn die richtige Person das richtige Dokument mit passenden Rechten öffnen kann.
- Notiere, wer lesen, kommentieren oder bearbeiten soll. Vergib nur die dafür nötigen Rechte und lade möglichst einzelne Personen ein.
- Prüfe die Freigabe und den übergeordneten Ordner. In Google Drive können Ordnerrechte den Zugriff auf enthaltene Dateien bestimmen.
- Entferne sachfremde Inhalte. Prüfe auch Kommentare und Vorschläge, bevor Personen außerhalb der bisherigen Arbeitsgruppe hinzukommen.
- Sende einen eindeutig bezeichneten Link samt Arbeitsauftrag. Lass bestätigen, dass er im vorgesehenen Konto geöffnet werden kann.
Prüfe nach der Durchsicht, ob vorübergehende Zugriffe noch nötig sind. Beachte bei Firmendateien die Freigaberegeln deiner Organisation.
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